Ao pensar em planejamento, muitos pensam no “O que fazer” e se esquecem de pensar sobre o “Como fazer”, o que gera grandes falhas no planejamento e, consequentemente, nos resultados. Quando pensamos na forma de realizar algo, estamos pensando no procedimento necessário para que uma atividade seja alcançada, na combinação de recursos, ações e ferramentas que serão utilizadas. Quando trazemos essa ideia para o nosso negócio, encontramos o conceito de processos internos, que são as atividades realizadas constantemente no seu negócio, seja na área técnica, seja na área administrativa da empresa.
Esses processos, por vezes, são automáticos e inconscientes, o que impossibilita a criação de um padrão de ações e de resultados. O que, na administração de um negócio, traz, no curto prazo, grandes riscos para a gestão e para os resultados e, no médio e longo prazo, grandes riscos para a manutenção do próprio escritório.
Por outro lado, quando temos os processos internos e os codificamos em um manual para a gestão do seu escritório, passamos a ter o que eu chamo de Procedimento Operacional Padrão é o conjunto de procedimentos internos do seu negócio, ele cria um mapa de tudo o que deve ser feito e como: do atendimento ao cliente ao financeiro, passando por regras de conduta e a maneira como o seu serviço deve ser feito, tudo estará nele de forma organizada e didática. Nas mentorias que ofereço, gosto de trabalhar o POP através de um documento criado em word e compilado em artigos, gosto ainda de criar algumas partes em forma de mapa mental, para facilitar a memorização.

Para te ajudar a desenhar o seu, siga esse passo a passo:
1-Liste as atividades.
2-Desenhe o passo a passo de cada atividade.
3-Organize em um documento oficial.
4-Apresente o documento para a sua equipe.
5-Faça treinamentos para que todos aprendam.
6-Ajuste quando necessário.

Jamais duvide que quem tem um POP, tem um escritório organizado como empresa, uma base de ação estruturada, melhores resultados, mais leveza, muitos motivos para sorrir e está pronta para Fazer Dar Certo, Até Dar Certo.